Ružovo-hnedými okuliarmi

Zamestnávateľ od svojich zamestnancov očakáva, že budú pracovnú dobu (a nielen ju) efektívne využívať na prácu. Zamestnanci naopak majú tendencie využívať pracovnú dobu (a nielen ju) na všetko možné len nie prácu. Máme tu koflikt dvoch záujmových skupín. A zamestnávatelia sa ho snažia riešiť tým, že po zamestnancoch chcú, aby pravidelne vykazovali čo robia.

Kedysi dávno, keď sa ešte ľudia živili manuálnou prácou, bolo vykazovanie práce jednoduché. Zamestnávateľ spočítal, koľko súčiastok zamestnanec za smenu vysústružil a na základe toho mu bolo jasné, či poctivo makal, alebo pol dňa oblboval Máňu z kantýny. Lenže my už manuálne nepracujeme. Nie nie. Smradľavú fabriku sme vymenili za klimatizované business centrum z vylešteného skla, zvonivej ocele a šedivých papundeklov. A tak namiesto toho, aby sme pracovali, trávime čas formulovaním výkazov práce, aby náš šéf nadobudol dojem že makáme ako roboši od sústruhu namiesto toho aby sme pol dňa strávili oblbovaním Máni z recepcie.

Pomôže nám pri tom týchto 5 šikovných metód:

1. fragmentácia
2. prenášanie
3. spoluúčasť
4. copywriting
5. mimoděkovstvo

Fragmentácia

Aj tá najbanálnejšia úloha sa dá rozbiť na niekoľko komplikovane znejúcich a časovo náročných podúloh.

Dajme tomu, že po nás šéf chce, aby sme objednali nejaké predmety s firemným logom a rozdali ich kolegom. Dá sa to vykázať takto:

objednanie reklamných predmetov

Alebo takto:

• prieskum trhu, selekcia dodávateľa rekl. predm.
• komunikácia s dodávateľom, jednanie o cene
• príprava gr. podkladov
• vyzdvihnutie rekl. predm. a kontrola kvality
• distribúcia rekl. predm. spolupracovníkom

Pozor! Nesmie to vyzerať ako nastavovaná kaša. Dá sa to čiastočne zastrieť skratkami (viď. vyššie), ktoré vyvolajú dojem uponáhľanosti kvôli prepracovanosti. Ak však denne vykazujete tasky typu “príchod do práce”, “zapínanie počítača” či “prihlasovanie do systému”, zašli ste priďaleko.

Prenášanie

Každý mladý muž, ktorý svojho času absolvoval základnú vojenskú službu, sa skôr či neskôr naučil techniku prenášania. Spočíva v umelom skomplikovaní a natiahnutí vykonávanej činnosti tak, aby ju vykonávateľ nestihol splniť v určenom čase. Cieľom je zaslúžiť si od nadriadeného trest v podobe príkazu dokončiť prácu v dodatočnom termíne.

Že to neznie dobre? Situácia zo života. Pán slobodník vyfasoval vedro s mydlovou vodou, handru a metlu. Jeho úlohou bolo vytrieť podlahu v miestnosti č. 32. Pánovi slobodníkovi táto práca trvala celé dopoludnie, pričom zvládol vytrieť iba polovicu miestnosti. Prečo? Pretože dvakrát rozlial vedro a musel vodu vyzbierať savejšou handrou, vyliať do záchodu a načapovať si nové vedro mydlovej vody. Savú handru, rovnako ako dávku mazláku na vyhotovenie mydlovej vody musel vyfasovať od veliteľa príručného skladu pomocného materiálu. A to nehovorím o ďalších incidentoch (napr. zlomená metla, postupné odsúvanie plechových skriniek kvôli lepšej prístupnosti k zadnej stene a pod.).

No dobre, ale stále to znie ako spústa práce! Vážne? Tak si, vážení priatelia, uvedomte, že spolubojovníci pána slobodníka za rovnakú dobu museli pohrabať lístie okolo buzeráku, pozametať príjazdovú cestu, vyšúrovať záchody a vytrieť schody. A zatiaľ čo pán slobodník bude zajtra za trest utierať druhú polovicu miestnosti, kde na neho nikto nevidí a je v nej spústa nábytku na ktorom sa dá sedieť či ležať, budú sa jeho kamaráti musieť venovať dobrodružstvám typu inventúra zbrojného skladu, pucovanie poľnej kuchyne či vysávanie spoločenskej miestnosti.

Prenášať sa oplatí, ale je to tanec po tenkom ľade.

Copywriting

Skúsený vykazovač práce si berie príklad od kolegov z marketingovej branže. Dobre formulovaný výkaz dokáže s jeho celkovým vyznení urobiť úplné divy. Tak napríklad administrátor korporačného mailserveru dostal úlohu nastaviť zálohovanie. Môže to do výkazu zaznamenať takto:

Nastavenie zálohovania 1x / deň.

Čo si povie šéf? No predsa že sa administrátor fláka. Niečo nastavil, to je predsa klik sem, klik tam. A jeden krát denne? Prečo nie viac krát? To je ale leňoch! Skúsme to trošku preformulovať.

Zabezpečenie denného zálohovania mailserveru.

“Zabezpečenie” je lepšie slovo než “nastavenie”. Evokuje sériu činností a komunikácií, ktorých výsledom je, že niečo čo predtým nebolo teraz nielen je, ale aj klape. Namiesto “1x denne” sa použilo “denne”, čo okrem toho že to dáva viac zmyslu, znie predsa len lepšie a nevyzýva k otázke prečo sa to nedeje častejšie. Lenže rezerva tu ešte stále je. Skúsme to takto:

Zabezpečenie každodenného zálohovania mailserver.

Všímate ten rozdiel?

Mimoděkovstvo

Skôr či neskôr všetko vypláva na hladinu. Aj naše sračky vo výkazoch. Bude to treba hodiť na hlavu niekomu inému. Lenže komu? Na poslednú chvíľu sa obetný baránok hľadá veľmi ťažko. A hlavne sa môže zubami-nechtami brániť. Správny vykazovač sa pripravuje včas a systematicky. Nielen že vykazuje prácu, ale aj dôvody prečo sa jej nemohol venovať naplno. Obzvlášť dobre sa táto metóda kombinuje s prenášaním (viď. vyššie).

Ak už vykazujete že ste niečo neurobili alebo urobili zle, nenápadne zmieňte aj dôvod, v ideálnom prípade konkrétneho vinníka (ktorý sa o tom dozvie, až keď padajúce sračky svištia rýchlosťou zvuku a nie je možné sa im vyhnúť):

• Vytretie polovice podlahy v miestnosti, z dôvodu nedostatku čistiaceho prostriedku, ktorý mi nebol dodaný veliteľom príručného skladu.
• Tlač štvrťročného reportu, odložená kvôli došlému toneru v tlačiarni, ktorý office managerka neobjednala včas.

Spoluúčasť

Technika skutočných majstrov. Kto ju zvládne a nenápadne uvedie do praxe, má o budúcnosť postarané.

Ľudské bytosti majú tendenciu kritizovať ostatných a odmietať kritiku seba. Finta spočíva vo vytvorení mentálnej slučky, ktorá vás a vášho šéfa spojí v jednu entitu. Šéf vás tým pádom bude chváliť, pretože tým chváli aj seba. A samozrejme vás nebude kritizovať, pretože by kritizoval aj seba. Len mu to nesmie dôjsť.

Dáme si praktickú ukážku. Šéf vo vašom dokumente našiel chyby. Poslal vám to na korektúry. Váš výkaz:

Oprava chýb v dokumente.

Interpretácia? Neodviedli ste svoju prácu na prvý pokus poriadne. Šéf vám to musel skontrolovať, museli ste to po sebe prerábať, kvôli čomu ste sa nemohli venovať iným veciam ktoré na vás visia. Skúsime to inak:

Vďaka šéfovej podrobnej a perfekcionistickej kontrole som mohol dokument opraviť a vypilovať k dokonalosti.

Takto polichotený šéf už vašu dodatočnú opravu nevníma ako následok vášho šlendriánstva, ale ako svoj hrdinský príspevok k teamovej kooperácii a spoločnému ťahu na bránku. Stáva sa súčasťou tasku, má na ňom svoje zásluhy. Za takej situácie proste nemôže byť kritický.

Ponaučenie

Rady v tomto článku nie sú magické. Nevykážu prácu za vás. Ich mechanické používanie z vás neurobí do dvoch týždňov zamestnanca roku. Chce to prax a cit. Skúsený vykazovač práce venuje viac pozornosti a úsilia vykazovaniu než skutočnému výkonu práce.

Trénujte, učte sa a hlavne rozmýšľajte. Pretože funkčný mozog je vašou jedinou zbraňou proti nemysliacej korporácii, pre ktorú pracujete.